2025 год ознаменован важным вопросом: какие документы можно удалить из архивов? Многие организации и частные лица не знают, как долго нужно сохранять важные бумаги. Важно понимать, что разные виды документов имеют свои сроки хранения, и их утилизация может быть регламентирована законодательством, пишет Дзен-канал "Журнал Секретарь-референт".
Документы различных категорий
- Финансовая документация — счета, налоговые декларации, бухгалтерские отчеты должны храниться не менее 5 лет. Это необходимо для возможных проверок со стороны налоговых органов.
- Трудовые договоры и кадровые документы — такие как трудовые книжки, справки о доходах следует хранить минимум 75 лет после увольнения сотрудника. Это позволит предотвратить возможные конфликты по поводу корпоративной истории работника.
- Документы по итогам проверок и судебных дел — стоит сохранять до завершения всех возможных обжалований, что иногда может занять годы.
Значение правильной утилизации
Уничтожение документов — не только вопрос порядка в офисе. Неправильный подход к утилизации данных может обернуться проблемами с утечкой конфиденциальной информации. При уничтожении документов рекомендуется использовать услуги профессиональных компаний, занимающихся безопасной утилизацией, или воспользоваться шредерами для бумажных носителей.
Сроки хранения
Для упрощения процесса хранения документов, ниже приведены примерные сроки, по истечении которых определенные категории документов могут быть законно уничтожены:
- Счет-фактуры и акты при выполнении работ — 5 лет.
- Книжки учета проверок и акты — до 5 лет.
- Кадровая документация — 75 лет после увольнения.
- Документы по налоговым делам — не менее 5 лет после последней декларации.
Информированность о сроках хранения и правилах утилизации документов — важный аспект как для бизнеса, так и для частных лиц, желающих избежать ненужных проблем в будущем.
